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項目采購管理知識分享

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項目采購管理的知識非常多,深入學習一些理論知識,能夠讓你在進行項目采購的思考更加精明,少犯錯哦。采購涉及到采購預算、采購成本和采購前的計劃、采購時的供應商選擇和采購后管理等一系列的問題。下面會分享一些重要的項目采購管理知識,仔細閱讀,花幾分鐘學習,也許能夠為自己工作節省很多時間哦。一、制定包括采購預算和成本估計的采購計劃編制采購...
  項目采購管理的知識非常多,深入學習一些理論知識,能夠讓你在進行項目采購的思考更加精明,少犯錯哦。采購涉及到采購預算、采購成本和采購前的計劃、采購時的供應商選擇和采購后管理等一系列的問題。下面會分享一些重要的項目采購管理知識,仔細閱讀,花幾分鐘學習,也許能夠為自己工作節省很多時間哦。

  一、制定包括采購預算和成本估計的采購計劃

  編制采購計劃屬于采購的初始工作,所耗時間雖短,卻是項目執行的綱領性文件。編制可操作性強的采購計劃,既搭建了項目執行的整體構架,又清晰地分解了項目任務和目標。采購計劃一定要符合項目的特點,反映出后續工作的操作要領和管理方法,以實現質量、進度、費用三大控制目標。項目采購計劃一般依項目進度時程表而制定,決定在何時何地采購何物。采購計劃包括:制定預算和成本估計、詢價計劃、渠道選擇、合同管理。制定預算和成本估計就是對組織內各種工作進行稀缺資源的預配置,是在具實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測,是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發,還同時建立了一個資金的使用標準,以便對采購實施過程中的資金使用進行隨時的檢測與控制,確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。詢價計劃是以文件記錄所需要的產品以及確認潛在的采購渠道。詢價是取得報價單、標書、要約或訂約提議的過程。渠道的選擇是指從潛在的供應商 (或賣主)中做出評估及判斷。合同管理是管理與協調利益相關者契約關系的過程。

  制定項目采購預算成本的方法有三種: 1)自制/外購分析法,即是利用針對成本的選擇決策分析或平衡點分析,來確定某分項所需的資源是依靠自己生產還是依靠外購獲得的一種具體管理技術方法。自制/外購分析法要充分考慮組織未來發展和目前需要之間的利益關系。2)短期租賃或長期租賃分析法,即是根據租金的大小決定項目對外部資源進行租賃的時限選擇。3)專家意見法,即是項目組織可以向具有專門知識經驗或資格的單位個人進行專業采購咨詢。

  二、樹立采購總成本意識

  采購總成本包括直接成本 (即與供應商訂購成本和物流成本)和間接成本 (即采購管理成本)采購總成本意識是指不能片面追求降低直接成本,忽略間接成本,而應該從項目的全生命周期來評估何種采購方式總成本最低。直接成本與間接成本,兩者相互制約、此消彼長。

  1)堅持性價比優的采購原則:若各類產品均按最低價原則選擇,初期直接采購成本較低,但是后期維護、維修工作量無法預測,現場服務直接影響項目的整體形象。可靠的產品、及時快速的供貨、優質的服務、較少的現場修配改工作、順暢的管理環境、良好的口碑等無疑贏得了成本上的利益,更能獲得項目業主的認可,增強項目開拓的競爭力。

  2)值得花費的采購管理成本:為彌補采購人力的不足,借助專業的現場設備管理公司、設備監理公司的人力優勢,項目采購部門進行指導監督和定期目標考核,獲得完整的信息并適時任務更新,能把握住工程真實動態、及時預警,取得良好的實施效果。

  3)著眼于公司總成本:各項目采購成本構成了公司采購總成本。采購部門形成團隊意識、避免單兵作戰,在多個項目間進行團隊合作、融合溝通,共享人力資源和各類經濟數據,選擇合適的采購時間、采購對象、采購標準、采購方法,采用大批量集中采購、分期交貨、統一調度各區域監制檢驗等方式,可加強對供應商的控制力度,并降低產品直接成本和采購管理成本。

  4)著眼于項目總成本:在項目規劃設計初期,采購部門參與,提供價格信息資料供設計部門規劃選型,從源頭開始節省成本。

  三、選擇適合項目管理特點的供應商群體并加以管理

  選擇最適合項目管理特點的供應商群體供應商是項目采購管理中最重要的合作伙伴,直接關系到項目執行效果和成敗。供應商是企業的重要外在資源,應該利益共享、風險共擔。采購方對供應商的要求要明確、指標化、數據化,不能簡單地以包代管,雙方要共同探討、預測、查找和排除障礙、問題、風險,管理流程、管理人員接口要匹配,讓供應商充分理解采購方的意圖和要求,從被動的接單執行到主動地加強質量、工期和服務意識,展現出符合項目要求的過程控制管理能力。最終提供的產品和服務是采購方和供應商共同管理共同進步、融會溝通的成果,已由單純的廠商品牌轉化為聯合品牌。

  四、精細的物流管理

  采購物流管理主要包括: 1)采購過程監督,履行巡檢、監制、催交、檢驗、監裝、監運等任務; 2)現場管理:編制到貨計劃,現場催交、引領、開箱、接收、出入庫管理,現場管理和協調,組織服務,保產保修,資料管理,緊急采購、修配改等工作; 3)穿插于各階段的合同管理、支付管理、文檔管理、信息溝通及回饋、計劃檢查及調整、綜合服務等。

  采購物流包含著實物轉化、人員流通、信息流通、資金流出,實物逐步從設計模型-原材料-粗加工產品-可用半成品-裝配成品-出廠產品-產品輔助服務方向轉化,產品特征和功能日漸突出。精細化要求產品精、管理細,管理有預見性,實時監控,有快捷的應對措施,避免重復工作,節省資金、人力和時間。

  采購物流管理中常用的控制措施包括:在貨物不能不能依現場進度進程時,采用從其他項目調貨或租賃;吃透設備特性,分析出影響質量、工期、費用的各類動態因素,找出應對措施;幫助配合協調供應商不易受控的上下游資源;勤于監督,主動防范并糾偏;計劃周全,考慮到供應商可能遺漏的事項;采用定期追蹤的方式,及時了解貨物狀態。

  五、充分利用采購環境

  項目的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響,外部環境包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化,包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指項目組織的內部環境,包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實施采購的過程和程序。在符合微觀環境原則的前提下,一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。

  六、采購異常復核機制

  異常是指在采購過程中實際采購數量超出采購計劃數量或實際采購金額超出采購計劃金額的現象。采購異常復核機制采用追根溯源的方法,挖掘異常根結所在,分析異常產生原因,從而進行糾偏。異常原因可分為這樣幾類:

  設計異常:原設計不符合業主的要求或國家標準、行業標準;漏估:制作預算,因點量或文件遺漏而未將此部分金額列入預算;服務:因業主強烈要求配合,項目負責人基于一定因素考慮同意免費為業主服務;采購異常:原預算產品等級較低,而負責人選型較高,產生成本超出預算。

  采購異常復核機制是一種監督、控制實時采購成本的手段。分析異常原因、總結經驗,減少在后期項目中成本超出預算的情況,能更好地為項目節省成本。

  上面的六點項目采購管理是針對一些常見問題而總結出來的,希望都各位有所幫助。多看一些管理方法的書,多學習一些有效管理方法,結合實際工作多應用,多總結,就能夠才找更合適自己團隊和當下的管理方法了,項目采購管理也是一樣哦。

  本文轉載自拓源優課:www.toyoke.com

關鍵字標簽:管理知識項目

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