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項目合同管理這八步,你都做到了嗎?

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項目合同管理,看似很簡單,但是要注意的事情是否非常多的。項目合同管理,一般分為八步走,每一步都會影響下一步,所以做起了要非常謹慎小心。由于項目合同管理的談判結果和合同簽署時的合同內容,都會影響到項目實施和項目的收益,因此要非常認真對待。下面提到的項目合同管理這八步,你都做到了嗎?一是合同準備環節。與誰簽合同,簽約對方是否具備合法...
  項目合同管理,看似很簡單,但是要注意的事情是否非常多的。項目合同管理,一般分為八步走,每一步都會影響下一步,所以做起了要非常謹慎小心。由于項目合同管理的談判結果和合同簽署時的合同內容,都會影響到項目實施和項目的收益,因此要非常認真對待。下面提到的項目合同管理這八步,你都做到了嗎?

  一是合同準備環節。與誰簽合同,簽約對方是否具備合法的身份資格、是否具備履行合同的相應能力和條件?這是選擇合同對方的基本要求。以分包工程為條件合作投標的,在協商投標合作事宜時,必須首先考察其施工能力及施工隊伍的來源問題,必須具備合法分包資格,否則必須改變合作方式或條件。中標后的工程分包必須堅持合格分包商評價制度,未經評審認定合格,不得與其進行實質性談判。物資設備供應方必須由項目部業務部門對其資信情況和社會背景進行考察,拿出初步考察意見,由項目部集體選定。簽約準備環節是合同管理的源頭。選擇一個怎樣的合同對方,對合同的簽訂到履行終結的作用和影響至關重要,一旦違規降低標準或對細節考慮不周,將會埋下許多隱患,給合同的執行帶來一些不必要的麻煩甚至嚴重的后果。此外,業務主管人員、項目經理還必須要按照企業各級領導人廉潔自律的規定約束自己,不得安排或變相安排自己的親屬,或者有利害關系的人員和隊伍與本項目發生合同關系,以避免出現感情合同等問題而造成職工群眾不滿情緒和經濟效益流失弊端。對于這一問題,企業不但要作為開展項目執法效能監察的一項內容予以嚴格監督執行,企業成本、物資設備、人力資源和法律事務部門也都應做好書面記載,以備做日后可能的訴訟證據。

  二是合同談判環節。認真嚴謹的合同談判是合同管理的關鍵一環。在這個環節,要著重把握好以下幾種情況:一是分包合同談判,無論標的額多大,都必須報請企業成本管理部門安排人員參與研究合同條款,要結合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點,因事、因人、靈活應用恰當的策略措施;二是物資設備采購合同必須按照企業現行的物資設備管理制度,由項目部物資設備管理領導小組成員共同參與,達到規定數額的還必須報請企業物資設備部門派員參與談判;三是勞務用工合同必須由項目部勞資、財務、計劃等人員參與談判;四是合同談判地點必須選擇在項目部辦公地,不得在賓館酒店等場所進行,以最大程度地減少不透明因素,消除可能出現的貓膩,從源頭上防范不必要的合同糾紛。

  三是合同文本起草和審查環節。合同雙方經過談判就各項條款達成基本一致意見之后,就進入了合同文本起草和審查環節。這也是合同簽訂和實施前的最后一道關口。合同文本應盡可能選用由國家頒發的通用性合同文本,再根據擬建工程的特點和招標文件以及發包人、承包商雙方談判結果來起草。在文本起草工作中,工作人員應就雙方商定的全部條款、簽訂合同的各個環節,包括整個履約過程可能出現的種種情況,都要進行充分的估計,并預先采取對策,確保每一個履約行為都于己有利、占到先機,既要避免因采用一些自制的、籠統的、不規范的文本進行簽約,回避義務,避重就輕,向對方轉嫁風險,更要防止因為自家考慮不周,使合同文本出現漏洞和隨意性,而在履約過程中處處受制于對方的被動不利局面。合同文本初步形成后,應提交項目經理辦公會審查,重大合同則必須由項目管理委員會集體審查,有條件的,要盡可能安排學過民商與經濟法和勞動法規的專業人員或有法律工作經驗的人員參加審查,文本通過審查后,報企業業務主管部門復審或備案。

  四是合同的簽署和保管環節。合同文本經企業業務主管部門復審后,方可按企業授權由相關人員簽署。簽署的合同文本除了及時報企業對口業務部門備案外,均應交由項目部業務對口部門負責人集中保管留存,并向項目部財務部門提交一份原件作為付款依據。其他任何人包括項目經理在內,不得保管任何已經簽署生效的合同文本,以避免有關人員違規操作、業務部門情況不明乃至合同丟失、違法違紀等不良現象給項目部和企業帶來的被動局面。某項目就曾發生過項目經理與材料供應商簽署合同后,將合同文本長期私自存放,一直不與業務部門見面,結果造成了文本丟失。該經理中途調離后,也未對此事進行通報和補救。工程竣工后,項目其他人員在毫不知情的情況下,被合同對方抓住漏洞、告上法庭,項目部最終不僅如數賠付了合同價款,而且還支付了數目龐大的違約金和滯納金,導致項目嚴重虧損、企業名譽掃地。因此,項目部領導和其他業務人員如需調閱合同,閱后必須及時交還合同保管人,不得以任何借口留存。

  五是合同的履行環節。這是一個周期較長而且復雜的環節,不可預見的情況多,最容易出現各種各樣的問題,乃是合同管理至關重要的控制環節。要做好這一環節的工作,必須要做到:一是教育項目全員明確項目管理的根本任務是全面、嚴謹、高效地履行該工程項目的所有合同、協議,而不是施工生產。要讓大家明白施工生產是基于合同協議、圍繞實現合同協議約定、最后又終結于合同協議的一個工作過程,其根本目的是為了通過一系列合同行為,取得經濟利益,扭轉把項目管理的重點僅放在如何組織好施工生產上的本末倒置思想,以最大程度地減少因履約意識不強而造成的施工生產轟轟烈烈、經濟效益卻捉襟見肘的偏差。二是項目部要定期組織召開會議,綜合評價分析各項合同的履行情況,圍繞高效履行合同義務、行使合同權利來組織施工生產,不斷改善和提高履約水平。三是項目管理人員必須要牢固樹立有利于企業的證據意識,認真清除一怕麻煩、圖省事、想輕松,二怕寫不好、留隱患、擔責任,三怕堵死個人某種特殊操作的后路等不正確、不合適甚至不道德的思想意識;在合同履行中,必須要克服“君子動口不動手”和隨意表態的不良習慣,所有的管理措施、行政指令、情況通報、獎罰實施、作業交底、技術控制、經濟核算以及各類通知等,都要采用書面形式,遇到特殊情況當時來不及做出書面形式的,一定要及時補上。發給合同對方的書面文件材料,一定要取得對方人員的簽認并妥善保存。四是堅持所有履約行為的集體決策、集體監督。個別特殊情況確實必須由某個人當即作出決定的,決定者事后要及時向有關人員和組織報告這一決定及其實施情況,如決定的實施有隱患,應及時采取補救措施予以消除。所有履約行為必須保持恰當的透明度,要圍繞確保公正履行合同,堅決實施企務公開,既不能所有的企務向所有人公開,也決不能所有的企務向所有人不公開,要按照職責權限的層級范圍實施必要公開。這是防止履約行為中管理黑洞的根本措施和要求。

  六是合同的補充與變更環節。在合同的履行環節,不可避免地會遇到一些新情況、新問題,或者起初被遺漏的事項被發現,或者原來約定的事項發生變化,這些都需要協議雙方及時通過協商達成補充協議或者變更協議,必要時也可以會談紀要的方式經雙方共同簽認。對于合同工程變更,工程管理部重點從承約方所提出的變更申請的工程現場情況與技術方面,提出會審意見。預算成本管理部對變更金額進行審定,合同管理部從合同條款角度,同時考慮同類合同變更情況的處理,最終提出合同變更處理意見。這些補充協議、會談紀要及處理意見等,都應被視為合同文本的補充,必須與正式合同文本一樣管理、一樣履行。

  七是合同的結算與支付環節。項目上的任何合同行為都是企業的經濟行為,其履行過程中的核算、階段性結算和最終決算,是項目經濟活動的最后一個關口,直接決定著企業的經濟效益。企業一般都對此有具體、明確、嚴格的規定,項目部財務部門必須按照企業有關規定辦理,審核及簽批手續不完備者不得付款。項目主管會計必須明確自己對此所負的監督責任,嚴格把好支付關。如果有人企圖強行支付,或者化整為零由出納變通支付,項目主管會計必須在第一時間向企業總會計師報告,必要時直接向企業行政主管領導報告,努力堵住一切漏洞。對明知手續不完備且面臨違規支付而不報告的,企業要視情節對主管會計進行處罰,同時對項目經理予以從重處罰。

  八是合同關系確立環節。合同沒有正式簽訂生效,就意味著雙方的權利義務關系尚未確立,不得準許對方在施工現場進行合同范圍內的任何工作。但在現實中,一些項目領導和部門負責人為了圖省事、講義氣、攀交情、謀私利,還仍然采用口頭委托等方式下達任務,待工程完工后再按實際發生費用補簽合同,這樣的合同不但根本起不到任何約束作用,還給外界留下了項目管理不規范的不良印象,既容易造就腐敗的溫床,給不法分子造成可乘之機,也會使企業蒙受程度不同的經濟損失。更有甚者,有的當事人為了獲取不正當利益,在簽訂合同時,往往就同一項目再簽訂一份或者多份與合同價款等實質性內容不一致的合同,這就是我們通常所說的“陰陽合同”。待工程實施起來,一旦涉及到經濟利益,必然會導致工程糾紛的發生。

  做好項目合同管理,不僅僅是為公司著想,也是為自己的前途和職業發展著想。因為,合同是一份具備法律意義的文件。倘若違反了合同內容,需要損失錢財和名譽。因此,做項目合同管理非常重要。

  本文轉載自拓源優課:www.toyoke.com

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