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好好認識范圍管理,不要和需求管理混亂

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項目范圍管理和需求管理,都會影響到項目的邊界。因此,很多人容易把者兩者混亂了。為了能夠更好認識這兩者的區別,好好認識二者具體含義是非常有必要的。為了減少文章篇幅,不明白需求分析的含義的朋友,可以看看《需求管理流程包括那幾部分》這篇文章哦。下面會從認識范圍管理出發,來告訴大家怎么區分需求管理和范圍管理。項目范圍管理,包括為成功完成...
  項目范圍管理和需求管理,都會影響到項目的邊界。因此,很多人容易把者兩者混亂了。為了能夠更好認識這兩者的區別,好好認識二者具體含義是非常有必要的。為了減少文章篇幅,不明白需求分析的含義的朋友,可以看看《需求管理流程包括那幾部分》這篇文章哦。下面會從認識范圍管理出發,來告訴大家怎么區分“需求管理”和“范圍管理”。

  項目范圍管理,包括為成功完成項目所需要的一系列過程,以確保項目包含且僅僅只包含項目所必須完成的工作。范圍管理首先要定義和控制在項目內包括什么、不包括什么。

  這些過程之間及其與其他領域的過程之間彼此互相影響。根據項目需要,每個過程可能會需要一個或多個個體或團體的努力。一般來說,在每個項目階段,每個過程通常至少發生一次。

  一般來說,范圍分為產品范圍和項目范圍。產品范圍是指表示產品或服務的特性和功能。項目范圍是指為了完成具有所規定特征和功能的產品必須完成的工作。項目范圍是否完成以項目管理計劃作為衡量標準,而產品范圍是否完成以產品需求作為衡量標準。兩種范圍管理需要很好地集成起來,以確保項目工作能產生所規定的產品并準時交付。

  項目范圍管理不僅是讓項目管理和實施人員知道為達到預期目標需要完成哪些具體的工作,還要清楚項目相關各方在每項工作中清晰的分工界面和責任。詳細、清楚地界定分工界面和責任,不但利于項目實施中的變更管理和推進項目發展,減少責任不清的事情發生,也便于項目結束時項目范圍清晰的確認。

  確認項目范圍對項目管理而言有如下意義:

  1)清楚了項目的具體工作范圍和具體工作內容,為控制費用、準確估算時間和資源性打下基礎。

  2)項目范圍是確定要完成哪些具體工作,項目范圍管理和控制是項目管理計劃的一部分,也是項目各項計劃的基礎,因此項目范圍計劃編制是確定項目進度測量和控制的基準。

  3)項目范圍的確定就是確定了項目的具體工作任務,這樣有助于清楚地劃分責任和分派任務,為進一步安排工作和任務打下了基礎。

  對于項目管理者而言,只清楚項目范圍的含義還是不夠的,最重要的是正確、清楚地定義項目范圍,如果項目的范圍確定得不好,直接關系到項目工作內容的意外變更,有可能造成最終項目費用提高、進度嚴重延遲,偏離了原定項目目標,影響了整個項目發展和項目團隊成員的積極性。

  需求開發、需求管理、范圍管理的區別和聯系主要如下:

  1)首先通過需求開發來獲取項目的需求,在此基礎上確定項目的范圍、進行項目范圍管理。

  2)對于項目需求,可以根據需求的緊急重要程度、項目本身和項目雙方的實際情況,分步或分期滿足。確定每期應滿足的需求后,本期的范圍管理就有了基礎。

  3)需求管理處理需求的變更,需求的變更同時會引起項目范圍的變更。

  范圍管理的過程

  范圍管理的過程包括范圍計劃編制、范圍定義、創建工作分解結構、范圍確認、范圍控制,具體描述如下:

  范圍計劃編制

  定義和管理項目范圍影響到整個項自的成功與否。每個項目要求在工具、數據源、方法論、過程和程序以及一些其他因素間取得穩妥的平衡性,以此確保在項目范圍管理活動上所做的努力與項目的規模、復雜性和重要性相符。如:一個重要的項目需要做正式的、仔細的和時間性強的范圍計劃。常規項目則很少需要文檔和詳細審查。項目管理小組為范圍管理計劃決策編寫文檔。范圍管理計劃是一個計劃工具,用以描述該團隊如何定義項目范圍,制訂詳細的范圍說明書,定義和編制工作分解結構,驗證和控制范圍。

  項目管理團隊在編制計劃時,需要聯系實際工作考慮限制或制約自己行動的各種因素。如,準備采取的行動是否有可能違背本組織的既定方針,某些活動之間是否存在必然的聯系等。

  范圍定義

  在初步項目范圍說明書中已文檔化的主要的可交付物、假設和約束條件的基礎上準備詳細的項目范圍說明書,是項目成功的關鍵。在項目規劃中,知道了更多的項目信息,項目范圍應被更詳細地進行描述。應檢查假設和約束條件的完整性,并根據需要增加必要的補充假設和約束條件。項目團隊和其他對項目范圍有不同見解的項目干系人,可以基于此履行和準備項目分析。

  創建工作分解結構

  工作分解結構(WBS)是面向可交付物的項目元素的層次分解,它組織并定義了整個項目范圍。WBS是一個詳細的項目范圍說明的表示法,詳細描述了項目所要完成的工作。WBS的組成元素有助于項目干系人檢查項目的最終產品。WBS的最低層元素是能夠被評估的、安排進度的和被跟蹤的。工作分解結構是組織管理工作的主要依據,是項目管理工作的基礎。這些項目管理工作包括:定義工作范圍,定義項目組織,設定項目產品的質量和規格,估算和控制費用,估算時間周期和安排進度。因此,從某種程度上講,工作結構分解的過程就是為項目搭建管理骨架的過程。

  范圍確認

  范圍確認是項目干系人(發起人、客戶和顧客等)正式接受已完成的項目范圍的過程。范圍確認需要審查可交付物和工作成果,以保證項目中所有工作都能準確、滿意地完成。項目范圍確認應該是貫穿項目的始終,從WBS的確認(或合同中具體分工界面的確認),到項目驗收時范圍的檢驗。如果項目被提前終止,范圍確認過程應以書面文件的形式把它的完成情況記錄下來。范圍確認與質量控制不同,范圍確認是有關工作結果的接受問題,而質量控制是有關工作結果正確性的審核。這些過程一般并行,以確保可接受性和正確性。

  范圍控制

  范圍控制涉及到以下內容:影響范圍變更的因素,確保所有被請求的變更按照項目綜合變更控制處理,范圍變更發生時管理實際的變更。范圍控制與其他控制過程完全結合。未控制的變更經常被看做范圍溢出。變更應當被視作不可避免的,因此要頒布一些類型的變更控制過程。

  項目范圍的變化,在實際項目中經常發生,因此對項目范圍的變更控制和管理,是當前項目管理控制中的重點工作之一。很明顯的例子,由于多方面原因導致項目的需求無法及時確定,項目范圍后期變更太多、成本壓力過大,使得很多研發項目和應用項目以失敗告終。當然,有些時候項目變更是對項目有利的,甚至大大促進項目的實施。變更是項目干系人常常由于項目環境或者是其他的各種原因要求而對項目的范圍計劃進行修改,甚至是重新規劃,而這一類修改或變化就叫做變更。項目范圍的變更控制、管理是對項目中存在的或潛在的變化采用正確的策略和方法成功地處理它。

  仔細閱讀了上文的朋友,應該了解什么是項目范圍管理了吧,以后再做項目范圍分析報告和需求分析報告的時候,請不要再把這兩者混亂了哦。

  本文轉載自拓源優課:www.toyoke.com

關鍵字標簽:范圍需求

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