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六步教你如何有效管理項目費用

文章來源:互聯網   
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項目費用管理需要做好這六個方面的工作,該如何去做呢?不急,下面會通過六大步分別為你講述該如何做項目費用管理的。下面所說的項目主要是針對一些工作時間長,人數多,而且比較正規的工程項目來說。對于一些小型項目,也許不用做到這么復雜。項目費用管理分六步走,分別是:費用預測、費用目標確定、費用計劃編制、費用項目分析考核和項目費用計劃調整。...
  項目費用管理需要做好這六個方面的工作,該如何去做呢?不急,下面會通過六大步分別為你講述該如何做項目費用管理的。下面所說的項目主要是針對一些工作時間長,人數多,而且比較正規的工程項目來說。對于一些小型項目,也許不用做到這么復雜。項目費用管理分六步走,分別是:費用預測、費用目標確定、費用計劃編制、費用項目分析考核和項目費用計劃調整。具體每一步需要做些什么,要注意一些什么,請耐心往下看。

  1、費用預測

  費用預測隨著項目投標報價而進行,是項目費用管理的起始點,主要根據招標文件或業主要求,結合本項目工程范圍、所在地區的自然條件、工程計劃進度、施工組織方案及公司資源配置等情況,完成本項目主合同范圍的費用預測,是主合同價格洽談和確定的基礎。

  核電工程費用預測/報價一般參照國際原子能機構(IAEA)費用賬戶系統和國家能源局發布的“核電預算規范”文件,根據項目實際和業主要求設置費用科目。

  2、費用目標的確定

  項目主合同簽訂后,公司合同部和財務部依據費用預測(報價)和合同約定,組織公司人力資源部、安全質量部、物業經營部、行政辦公室、信息資料部等職能部門,分別建立項目全周期預算/項目總費用,根據公司費用管理要求,確定各項控制預算和子項預算的控制目標,并作為項目部和采購部責任范圍內的下級子項費用控制基準。

  3、費用計劃編制

  項目費用目標確定后,責任單元應依據集團和公司管理規定、業務活動進展、合同支付計劃和工作計劃等輸入信息,按照“上下結合、分級編制、逐級匯總”的原則編制項目費用計劃。

  編制內容應包括編制依據、本周期計劃執行、完成和主要形象進度,下周期主要形象進度及工程節點、存在問題和保障措施。費用計劃通過業務預算的形式予以體現,上報并經審批后,作為各責任單元的費用控制基準,即控制預算。

  這一環節是全面預算管理的基礎和起點。

  4、費用的控制與執行

  責任單元應基于批準的費用計劃(控制預算),進行橫向和縱向分解,并形成內部控制的費用控制目標,即執行預算,作為下級活動的控制基準,主要通過以下幾個方面進行實現:

  ① 立項控制 立項是指在項目列入工作計劃和預算后,開始正式啟動或正式實施的申請,是正式進入采購活動的前提。申報部門應在申報立項時,提供必要的論證本項目實施的必要性、技術經濟比較和費用估算等有關的支持性文件。立項應提前申報,并作為合同簽約的前提條件。立項審核部門應嚴格按照程序和管理要求進行審核,并按有關程序及公司授權權限申報批準。授權人應統籌考慮項目的必要性,合理性,科學性和經濟性,并最終決定該項目是否立項/部分立項或推遲立項。立項核準的金額為該項目最高承諾金額。如果采購價格超過了立項額度,需按立項程序進行補充立項。

  ② 承諾與合同控制 合同采購和合同承諾應以批準的立項為前提條件。合同文件應做到技術要求明確、現場條件完整、合同條款周密并符合有關政策及程序,本著“合規、合法、公平、競爭”的原則,選擇合適的采購方式完成要約邀請、要約、承諾等工作。合同是項目管理的法律約束性文件,必須嚴格按照合同辦事,做好合同計量、跟蹤和統計工作,按照合同完成的進度和工程量/實際進展進行支付。若變更后合同金額超出預算,要補充立項并辦理預算調整手續。加強合同管理,做好索賠和反索賠工作。

  ③ 變更控制 在合同簽訂前應盡可能完善設計和合同文件,盡量減少或避免合同價格變更的發生。合同變更指示或請求應包括變更原因、條件、范圍、合同價格影響。根據公司授權管理要求和有關程序,由相應的授權人員批準合同變更指示或請求或變更令。應對合同的變更情況進行評價,以便總結合同簽訂、執行的質量和狀態,總結反饋經驗和教訓,改進合同變更管理工作。

  ④ 支付控制 支付是費用控制的重要環節,必須嚴格按照本文件及有關程序執行。嚴格審查支付條件,包括費用預算計劃的相符性、合同規定的相符性和支付手續的完整性。

  5、費用項目分析考核

  責任單元應定期編制發布費用控制報告或專題報告,說明項目費用計劃執行情況,包括已支出的金額、與計劃的偏差、超支部分的費用項目和金額,并預測可能引起超支的費用項目和金額,提出風險控制建議。項目費用分析報告應真實、及時和力求準確,應能反映具體項目及總體費用管理的狀況。

  責任單元實際完成的費用應嚴格控制在項目預算目標金額之下,實際支出和預算的對比分析、偏差將作為每年和項目結束時對責任單元考核的重要指標。同時釆取相應激勵措施,激發計劃執行的積極性,確保費用管理體系得以良好地運轉。

  6、項目費用計劃的調整

  在實施過程中,當發生重大的合同變更或市場變化造成原費用計劃的不合理,責任單元提出申請,依據授權規定進行審批。獲得批準后,應進行調整相應層級的執行預算或控制預算或項目全周期費用。

  按照上面內容,再結合項目實際情況和公司管理制度,制定合理費用管理計劃,然后做好費用控制和監督,能夠讓項目費用得到合理控制,減少一些不必要的開銷。費用考核指標設立得到好,能夠在一定程度上約束項目執行者花費行為,讓他們學會更加合理安排自己工作,找到一些更為節省成本工作方式。

  本文轉載自拓源優課:www.toyoke.com

關鍵字標簽:費用項目

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